Digitales Besuchermanagement für Industriedienstleister
In vielen Industriebetrieben herrscht reges Kommen und Gehen. Das Management der Besucherinnen und Besucher erfolgt aber auch heute noch meist ad hoc und mithilfe händischer Listen oder Empfangsbücher. Dabei kann ein automatisiertes Besuchermanagement viele Herausforderungen zugleich lösen, wie dieser Praxisfall zeigt.
Das Verwaltungsgebäude eines Industriedienstleisters, der sich auf den Betrieb und die Wartung von Förderanlagen im Tagebau spezialisiert hat, sollte ein strukturiertes und optimiertes Einlassmanagement bekommen. Das Gebäude ist nicht nur für Mitarbeiter ein Anlaufpunkt, sondern auch für externe Techniker, Dienstleister und Besucher. In der Vergangenheit konnte allerdings kein spezifischer Mitarbeiter für den Einlass abgestellt werden – das Besuchermanagement basierte eher auf Absprachen und „Zuruf“. „Der Zutritt zum Gebäude unseres Kunden erfolgte bisher relativ willkürlich. Es gab hier keine strukturierte Einlasskontrolle. Das wollte das Unternehmen ändern – ohne seine Belegschaft jedoch mit einer zusätzlichen Aufgabe zu belasten. Deshalb war man auf der Suche nach einer automatisierten Lösung und kam schließlich auf uns zu“, so Richard Moor, Projektmanager bei der eKiosk GmbH, einem Spezialisten für digitale Self-Service- und Kiosk-Lösungen.
Von der Zugangskontrolle bis zur Unterweisung
Konkret benötigte der Förderanlagen-Dienstleister ein System, das mit einer Türschließanlage und Kameraüberwachung kombiniert werden konnte. So sollten sich Besucher, die sich identifiziert hatten, selbst Zutritt verschaffen können. Zugleich sollte jederzeit kontrollierbar sein, wer wann ein- oder ausgeht. „Nachdem wir uns gemeinsam mit dem Kunden einen Überblick über seinen Bedarf verschafft hatten, schlugen wir ihm die hardwareunabhängige Software redpengoo kombiniert mit einer individuellen Gerätelösung vor. Die Besuchermanagement-Anwendung ist modular aufgebaut und kann an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Das Unternehmen bekäme also nur das, was es am Ende tatsächlich braucht“, beschreibt Projektmanager Moor den Vorteil von redpengoo. Und so funktioniert das System: Wird ein Gast von einem Mitarbeiter per E-Mail eingeladen, bekommt der oder die Eingeladene zugleich einen QR-Code für die Authentifizierung am digitalen Portier zugesendet. Diesen Code, den die Person zum Beispiel auf dem Smartphone mit sich führt, scannt sie zum Termin vor Ort ein und erhält Zugang zu den Räumlichkeiten.
Neben der sicheren Zutrittskontrolle hatte der Kunde Bedarf an weiteren Features: Es sollte gleich beim Check-in eine automatische Unterweisung in die Hausregeln stattfinden. Zudem sollten Ankommende direkt vom Terminal aus mit ihren Ansprechpartnern im Unternehmen Kontakt aufnehmen können. Auch die automatische Ausgabe von Besucherausweisen stellte eine Anforderung an die Anwendung dar. Die Herausforderung dabei: Das Unternehmen wird sowohl von Dauerbesuchern als auch Gästen betreten, die nur einmalig vor Ort sind. Deshalb sollte eine automatisierte Lösung zwischen den Besuchergruppen unterscheiden und sowohl Einzel- als auch Dauerausweise ausgeben und erkennen können. Damit müssen regelmäßige Gäste nicht jedes Mal erneut die komplette Anmeldeprozedur durchlaufen. Eine digitale Unterweisung kann daneben auch herkömmliche papierbasierte Dokumente zu Sicherheitsbelehrungen und Geheimhaltungsvereinbarungen, die eine Unterschrift beim Empfang benötigen, ersetzen. Mit einem solchen neuen System würden Ankommende gleich am Bildschirm über die Regeln des Hauses und Sicherheitshinweise informiert werden und müssten die Belehrung abschließend bestätigen. Letzteres ist auch aus rechtlicher Sicht wichtig.
Die Entwicklung und Fertigung der Lösung
Nach Klärung der spezifischen Anforderungen entwickelten Moor und sein Team ein Konzept, das die Besuchermanagement-Software mit entsprechender Hardware kombiniert. Dem Industriedienstleister wurde eine kleine Stele mit 27-Zoll-Display vorgeschlagen, die mit Rechner, QR-Code-Scanner, Stoffetikettendrucker und Freisprechanlage ausgestattet wurde. Ein Produktdesigner des Hauses erarbeitete dazu unterschiedliche Entwürfe des späteren Gerätes. Nachdem sich der Kunde für einen Vorschlag entschieden hatte, ging die Entwicklungsabteilung ans Werk und erstellte mithilfe einer CAD-Software eine detaillierte 3D-Vorlage. Ein Metallbau-Experte fertigte die Gerätehülle, in die anschließend die erforderlichen Hardwarekomponenten eingebaut wurden. Zugleich wurde die Software auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt. Dabei achtete das Team nicht nur auf den Funktionsumfang wie beispielsweise Einladungsmanagement, Check-in- oder Unterweisungsautomatik. Auch die optische Implementierung wurde berücksichtigt und die für den Besucher am Gerät sichtbare Anwendung an das Corporate Design des Industriedienstleisters angepasst. Menüführung und Darstellung sollten zum Auftritt des Unternehmens passen.
Erleichterte Verwaltung
„Von der ersten Anfrage bis zur Auslieferung beim Kunden hat es knapp fünf Monate gedauert. Das fertige System musste vor Ort nur noch integriert und mit Schließanlage und Kameraüberwachung verbunden werden“, so der eKiosk-Projektmanager. Ein wichtiger Nebeneffekt für den Industriekunden: Ein digitales Besuchermanagement amortisiert sich nicht nur relativ zügig, sondern entlastet auch Mitarbeiter und vereinfacht Prozesse.
Durch die Digitalisierung des gesamten Besuchsprozesses gibt es zudem keine Medienbrüche. Das Ausfüllen und Übertragen handschriftlicher Listen und Empfangsbücher entfällt. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für Übersichtlichkeit und Sicherheit. Alle Informationen sind sofort im System verfügbar und es ist einsehbar, wer sich gerade im Gebäude aufhält. Später kann jederzeit überprüft werden, welche externe Person zu einem bestimmten Datum vor Ort war, wer sie eingeladen und wann sie sich ein- und ausgecheckt hat. Auch die digitale Unterweisung und der selbstständige Druck von Besucherausweisen beim Check-in entlasten das Personal vor Ort und schaffen Kapazitäten. Werden künftig zusätzliche Funktionen benötigt, lässt sich das digitale Besuchermanagement auch weiter skalieren. Zudem ist es nicht auf ein einzelnes Gerät beschränkt. Entschließt sich das Unternehmen etwa, sein Gebäude zu vergrößern und weitere Eingänge zu ergänzen oder das System an weiteren Standorten einzuführen, kann es hier später problemlos neue Terminals platzieren und in die zentrale Anwendungsplattform über die Standort- und Geräteverwaltung einbinden.
Lösung für viele Industriebereiche
„Die Herausforderung an diesem Projekt war es, viele Funktionen in ein relativ kompaktes und schlankes Gerät zu integrieren. Dabei haben wir Lösungen entwickelt, die für viele Unternehmen aus der Industrie interessant sein könnten – im Prinzip für alle, bei denen zahlreiche Anmeldeprozesse laufen, die optimiert werden sollen“, erläutert Moor rückblickend. Dazu zählen neben externen Dienstleistern, Fremdpersonal und Gästen auch Lieferanten und Kuriere, für die ein automatisierter Check-in samt Zutrittskontrolle benötigt wird.
Auch wenn die Software im Fall des Fördertechnikdienstleisters mit einem passenden Gerät geliefert wurde, funktioniere das digitale Besuchermanagement völlig unabhängig von einer bestimmten Hardware. „Im Prinzip können Betriebe hier jedes handelsübliche Tablet verwenden und sich beispielsweise einen Ausweisdrucker danebenstellen – für die Software ist das kein Problem“, stellt der Projektmanager heraus. Bei speziellen Anforderungen – etwa im Outdoor-Bereich – entwickeln Digital-Signage-Experten wie Moor und sein Team aber auch individuelle Gerätelösungen.
Mehr erfahren: redpengoo.com und ekiosk.com
Über eKiosk:
Die eKiosk GmbH ist einer der führenden europäischen Anbieter von Digital-Signage-Lösungen sowie interaktiven Kiosk- und Self-Service-Systemen für innovative Digitalisierungsprojekte in jeder Branche. eKiosk versteht sich als Komplettanbieter maßgeschneiderter digitaler und interaktiver Kommunikationslösungen. Als Hard- und Software-Hersteller, Full-Service-Agentur sowie Systemintegrator mit eigener F&E bietet das Unternehmen alles aus einer Hand – von der Planung und dem Projektmanagement über die Produktion und Implementierung bis hin zum Rollout, Service und Support. redpengoo ist eine Marke der eKiosk GmbH. Die Softwarelösung für das automatisierte Besuchermanagement ist die erste selbst entwickelte und hardwareunabhängige Software des Unternehmens.
In vielen Industriebetrieben herrscht reges Kommen und Gehen. Das Management der Besucherinnen und Besucher erfolgt aber auch heute noch meist ad hoc und mithilfe händischer Listen oder Empfangsbücher. Dabei kann ein automatisiertes Besuchermanagement viele Herausforderungen zugleich lösen, wie dieser Praxisfall zeigt.
Das Verwaltungsgebäude eines Industriedienstleisters, der sich auf den Betrieb und die Wartung von Förderanlagen im Tagebau spezialisiert hat, sollte ein strukturiertes und optimiertes Einlassmanagement bekommen. Das Gebäude ist nicht nur für Mitarbeiter ein Anlaufpunkt, sondern auch für externe Techniker, Dienstleister und Besucher. In der Vergangenheit konnte allerdings kein spezifischer Mitarbeiter für den Einlass abgestellt werden – das Besuchermanagement basierte eher auf Absprachen und „Zuruf“. „Der Zutritt zum Gebäude unseres Kunden erfolgte bisher relativ willkürlich. Es gab hier keine strukturierte Einlasskontrolle. Das wollte das Unternehmen ändern – ohne seine Belegschaft jedoch mit einer zusätzlichen Aufgabe zu belasten. Deshalb war man auf der Suche nach einer automatisierten Lösung und kam schließlich auf uns zu“, so Richard Moor, Projektmanager bei der eKiosk GmbH, einem Spezialisten für digitale Self-Service- und Kiosk-Lösungen.
Von der Zugangskontrolle bis zur Unterweisung
Konkret benötigte der Förderanlagen-Dienstleister ein System, das mit einer Türschließanlage und Kameraüberwachung kombiniert werden konnte. So sollten sich Besucher, die sich identifiziert hatten, selbst Zutritt verschaffen können. Zugleich sollte jederzeit kontrollierbar sein, wer wann ein- oder ausgeht. „Nachdem wir uns gemeinsam mit dem Kunden einen Überblick über seinen Bedarf verschafft hatten, schlugen wir ihm die hardwareunabhängige Software redpengoo kombiniert mit einer individuellen Gerätelösung vor. Die Besuchermanagement-Anwendung ist modular aufgebaut und kann an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Das Unternehmen bekäme also nur das, was es am Ende tatsächlich braucht“, beschreibt Projektmanager Moor den Vorteil von redpengoo. Und so funktioniert das System: Wird ein Gast von einem Mitarbeiter per E-Mail eingeladen, bekommt der oder die Eingeladene zugleich einen QR-Code für die Authentifizierung am digitalen Portier zugesendet. Diesen Code, den die Person zum Beispiel auf dem Smartphone mit sich führt, scannt sie zum Termin vor Ort ein und erhält Zugang zu den Räumlichkeiten.
Neben der sicheren Zutrittskontrolle hatte der Kunde Bedarf an weiteren Features: Es sollte gleich beim Check-in eine automatische Unterweisung in die Hausregeln stattfinden. Zudem sollten Ankommende direkt vom Terminal aus mit ihren Ansprechpartnern im Unternehmen Kontakt aufnehmen können. Auch die automatische Ausgabe von Besucherausweisen stellte eine Anforderung an die Anwendung dar. Die Herausforderung dabei: Das Unternehmen wird sowohl von Dauerbesuchern als auch Gästen betreten, die nur einmalig vor Ort sind. Deshalb sollte eine automatisierte Lösung zwischen den Besuchergruppen unterscheiden und sowohl Einzel- als auch Dauerausweise ausgeben und erkennen können. Damit müssen regelmäßige Gäste nicht jedes Mal erneut die komplette Anmeldeprozedur durchlaufen. Eine digitale Unterweisung kann daneben auch herkömmliche papierbasierte Dokumente zu Sicherheitsbelehrungen und Geheimhaltungsvereinbarungen, die eine Unterschrift beim Empfang benötigen, ersetzen. Mit einem solchen neuen System würden Ankommende gleich am Bildschirm über die Regeln des Hauses und Sicherheitshinweise informiert werden und müssten die Belehrung abschließend bestätigen. Letzteres ist auch aus rechtlicher Sicht wichtig.
Die Entwicklung und Fertigung der Lösung
Nach Klärung der spezifischen Anforderungen entwickelten Moor und sein Team ein Konzept, das die Besuchermanagement-Software mit entsprechender Hardware kombiniert. Dem Industriedienstleister wurde eine kleine Stele mit 27-Zoll-Display vorgeschlagen, die mit Rechner, QR-Code-Scanner, Stoffetikettendrucker und Freisprechanlage ausgestattet wurde. Ein Produktdesigner des Hauses erarbeitete dazu unterschiedliche Entwürfe des späteren Gerätes. Nachdem sich der Kunde für einen Vorschlag entschieden hatte, ging die Entwicklungsabteilung ans Werk und erstellte mithilfe einer CAD-Software eine detaillierte 3D-Vorlage. Ein Metallbau-Experte fertigte die Gerätehülle, in die anschließend die erforderlichen Hardwarekomponenten eingebaut wurden. Zugleich wurde die Software auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt. Dabei achtete das Team nicht nur auf den Funktionsumfang wie beispielsweise Einladungsmanagement, Check-in- oder Unterweisungsautomatik. Auch die optische Implementierung wurde berücksichtigt und die für den Besucher am Gerät sichtbare Anwendung an das Corporate Design des Industriedienstleisters angepasst. Menüführung und Darstellung sollten zum Auftritt des Unternehmens passen.
Erleichterte Verwaltung
„Von der ersten Anfrage bis zur Auslieferung beim Kunden hat es knapp fünf Monate gedauert. Das fertige System musste vor Ort nur noch integriert und mit Schließanlage und Kameraüberwachung verbunden werden“, so der eKiosk-Projektmanager. Ein wichtiger Nebeneffekt für den Industriekunden: Ein digitales Besuchermanagement amortisiert sich nicht nur relativ zügig, sondern entlastet auch Mitarbeiter und vereinfacht Prozesse.
Durch die Digitalisierung des gesamten Besuchsprozesses gibt es zudem keine Medienbrüche. Das Ausfüllen und Übertragen handschriftlicher Listen und Empfangsbücher entfällt. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für Übersichtlichkeit und Sicherheit. Alle Informationen sind sofort im System verfügbar und es ist einsehbar, wer sich gerade im Gebäude aufhält. Später kann jederzeit überprüft werden, welche externe Person zu einem bestimmten Datum vor Ort war, wer sie eingeladen und wann sie sich ein- und ausgecheckt hat. Auch die digitale Unterweisung und der selbstständige Druck von Besucherausweisen beim Check-in entlasten das Personal vor Ort und schaffen Kapazitäten. Werden künftig zusätzliche Funktionen benötigt, lässt sich das digitale Besuchermanagement auch weiter skalieren. Zudem ist es nicht auf ein einzelnes Gerät beschränkt. Entschließt sich das Unternehmen etwa, sein Gebäude zu vergrößern und weitere Eingänge zu ergänzen oder das System an weiteren Standorten einzuführen, kann es hier später problemlos neue Terminals platzieren und in die zentrale Anwendungsplattform über die Standort- und Geräteverwaltung einbinden.
Lösung für viele Industriebereiche
„Die Herausforderung an diesem Projekt war es, viele Funktionen in ein relativ kompaktes und schlankes Gerät zu integrieren. Dabei haben wir Lösungen entwickelt, die für viele Unternehmen aus der Industrie interessant sein könnten – im Prinzip für alle, bei denen zahlreiche Anmeldeprozesse laufen, die optimiert werden sollen“, erläutert Moor rückblickend. Dazu zählen neben externen Dienstleistern, Fremdpersonal und Gästen auch Lieferanten und Kuriere, für die ein automatisierter Check-in samt Zutrittskontrolle benötigt wird.
Auch wenn die Software im Fall des Fördertechnikdienstleisters mit einem passenden Gerät geliefert wurde, funktioniere das digitale Besuchermanagement völlig unabhängig von einer bestimmten Hardware. „Im Prinzip können Betriebe hier jedes handelsübliche Tablet verwenden und sich beispielsweise einen Ausweisdrucker danebenstellen – für die Software ist das kein Problem“, stellt der Projektmanager heraus. Bei speziellen Anforderungen – etwa im Outdoor-Bereich – entwickeln Digital-Signage-Experten wie Moor und sein Team aber auch individuelle Gerätelösungen.
Mehr erfahren: redpengoo.com und ekiosk.com
Über eKiosk:
Die eKiosk GmbH ist einer der führenden europäischen Anbieter von Digital-Signage-Lösungen sowie interaktiven Kiosk- und Self-Service-Systemen für innovative Digitalisierungsprojekte in jeder Branche. eKiosk versteht sich als Komplettanbieter maßgeschneiderter digitaler und interaktiver Kommunikationslösungen. Als Hard- und Software-Hersteller, Full-Service-Agentur sowie Systemintegrator mit eigener F&E bietet das Unternehmen alles aus einer Hand – von der Planung und dem Projektmanagement über die Produktion und Implementierung bis hin zum Rollout, Service und Support. redpengoo ist eine Marke der eKiosk GmbH. Die Softwarelösung für das automatisierte Besuchermanagement ist die erste selbst entwickelte und hardwareunabhängige Software des Unternehmens.
